INTRODUCTION
La SADCCR est un organisme sans but lucratif financé par le gouvernement fédéral. Elle est gouvernée par un conseil d'administration formé de directeurs bénévoles locaux et dispose d'un personnel de soutien professionnel. La Société encourage le développement économique communautaire de même que la croissance des PME en améliorant leur accès au capital (prêts commerciaux ou prêts garantis).
Cette déclaration résume les politiques et les procédures en matière de respect de la vie privée de la SADCCR qui ont été élaborées pour assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette loi définit les règles qui régissent la façon de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels d’un client et de protéger ces renseignements dans le cours des activités commerciales, comme le définit la législation.
QU’ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENTS PERSONNELS »
En vertu de la LPRPDE, l’expression « renseignements personnels » signifie tout renseignement personnel spécifique à une personne en particulier, soit son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro d’assurance sociale et sa date de naissance. De plus, elle inclut notamment d’autres renseignements qui ont trait à l’identité, comme la nationalité, le sexe, l’état civil, les renseignements financiers et les antécédents en matière de crédit.
FINS AUXQUELLES SERVENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La SADCCR ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour vérifier l’information auprès de tiers, comme les établissements financiers ou les compagnies d’assurance et pour faire rapport à Industrie Canada, le ministère fédéral qui administre le programme des Sociétés d’aide au développement des collectivités de l’Ontario.
CONSENTEMENT
Lorsque la personne remplira une demande, la SADCCR cherchera à obtenir son consentement explicite écrit relativement à la collecte de renseignements personnels, de même qu’à son utilisation, à sa conservation et à sa divulgation. Ceci, afin de se conformer à la Politique en matière de respect de la vie privée de la SADCCR.
Un requérant peut choisir de ne pas fournir certains ou tous les renseignements personnels demandés, mais si la SADCCR n’est pas en mesure de recueillir suffisamment de renseignements pour valider la demande, celle-ci peut être rejetée.
EXACTITUDE
La SADCCR veille à ce que les renseignements personnels qui se trouvent dans ses dossiers actifs soient exacts, à jour et complets. Lorsqu’un client informe la SADCCR que les renseignements personnels qui le concernent doivent être corrigés ou mis à jour, celle-ci apportera les modifications nécessaires. Les renseignements qui se trouvent dans les dossiers inactifs ne sont pas mis à jour.
LIMITER L’UTILISATION, LA CONSERVATION ET LA DIVULGATION
La SADCCR n’utilise et ne conserve les renseignements personnels qu’aux seules fins auxquelles la personne a consenti.
Les renseignements personnels ne seront divulgués qu’aux employés, aux membres des comités et au conseil d’administration de la SADCCR qui doivent connaître ces renseignements pour les fins prévues dans la Politique en matière de respect de la vie privée.
PRÉCAUTIONS
La SADCCR, en conformité avec sa Politique de sécurité, de conservation et de destruction des renseignements, a recours à des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé ou la divulgation involontaire. Ces précautions comprennent, notamment :
Précautions physiques
Les dossiers actifs sont rangés dans des classeurs barrés qui se trouvent dans des aires de travail dont l’accès se limite aux employés et aux bénévoles de la SADCCR. Les dossiers inactifs sont rangés dans des classeurs durant sept ans, après quoi les renseignements sont déchiquetés avant d’en disposer.
Précautions organisationnelles
Les employés et les bénévoles de la SADCCR ainsi que les tiers fournisseurs de service signent une convention de confidentialité par laquelle ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.
Précautions technologiques
Les renseignements personnels qui se trouvent dans les ordinateurs et les bases de données électroniques de la SADCCR sont protégés par des mots de passe. De plus, le serveur Internet dispose d’un pare-feu afin de protéger le système contre les virus et le piratage.
Transmission électronique des renseignements
Nonobstant les précautions technologiques prises par la SADCCR, toutes les transmissions par Internet sont sujettes à la perte, à l’erreur d’acheminement, à l’interception et au mauvais usage. Par conséquent, la SADCCR présumera qu’elle a le consentement de communiquer par Internet dès que la personne, en remplissant sa demande, signera pour consentir à ce que les renseignements personnels qui la concernent soient recueillis, utilisés, conservés et divulgués, sauf avis contraire de sa part.
ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Une personne qui souhaite examiner ou vérifier ce que la SADCCR détient en matière de renseignements personnels à son sujet, peut faire une demande d’accès par écrit à l’agent(e) responsable de la protection des renseignements personnels de la Société. Après avoir vérifié l’identité de la personne, l’agent(e) responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre dans les 60 jours suivant la demande.
ENQUÊTES RELATIVES AUX PLAINTES
Si une personne a des préoccupations au sujet des pratiques de traitement des renseignements personnels de la SADCCR, elle peut remettre une plainte écrite à l’agent(e) responsable de la protection des renseignements personnels. Après avoir vérifié l’identité de la personne, l’agent(e) responsable de la protection des renseignements personnels entreprendra rapidement une enquête et présentera un rapport écrit à la personne.
Si la personne n’est pas satisfaite dudit rapport ou si elle considère que les mesures qu’a prises la SADCCR ne sont pas suffisantes, elle peut présenter une plainte au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, dont l’adresse vous est gracieusement fournie dans cette Déclaration sur le respect de la vie privée.
MODIFICATIONS À NOTRE POLITIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE
Cette Déclaration sur le respect de la vie privée est un résumé de la Politique en matière de respect de la vie privée de la SADCCR. Pour connaître tous les détails des politiques et des procédures de la SADCCR en matière de respect de la vie privée, veuillez demander une copie de la Politique en matière de respect de la vie privée à la SADCCR.
La Politique en matière de respect de la vie privée de la SADCCR et cette Déclaration sur le respect de la vie privée sont entrées en vigueur le 10 mai 2004 avec application rétroactive au 1er janvier 2004. Celles-ci peuvent être mises à jour, quand il y a lieu, pour refléter les modifications qui sont apportées aux lois fédérales et provinciales applicables. Toute modification à la Politique en matière de respect de la vie privée sera publiée dans le site Web de la SADCCR et s’appliquera aux renseignements personnels qui seront recueillis à compter de la date de la publication du texte révisé de cette politique.
PERSONNE-RESSOURCE
Si vous avez des questions au sujet de la Politique en matière de respect de la vie privée, de la Politique de sécurité, de conservation et de destruction des renseignements ou de cette Déclaration sur le respect de la vie privée de la SADCCR ou si vous souhaitez présenter une demande d’accès aux renseignements personnels qui vous concernent, veuillez entrer en communication avec :
Diane McKinnon, Directrice générale
613.735.3951
mckinnon@bellnet.ca
AUTRES LIENS UTILES EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE
Vous trouverez ci-dessous quelques liens utiles pour obtenir une copie de la LPRPDE ou pour obtenir des réponses à d’autres questions au sujet de la législation sur le respect de la vie privée :
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
http://www.priv.gc.ca/index_f.cfm
112, rue Kent
Place de Ville
Tour B, 3e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Sans frais : 1 (800) 282-1376
Tél. : (613) 995-8210
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario
http://www.ipc.on.ca/french/Home-Page/Default.aspx
2, rue Bloor Est
Bureau 1400
Toronto (Ontario)
M4W 1A8
Sans frais : 1 (800) 387-0073 (en Ontario)
Tél. : (416) 326-3333
Siskinds LLP
Groupe d’avocats spécialisé en droit du respect de la vie privée :
http://www.siskinds.com/
11, avenue Prince Arthur
Toronto (Ontario)
M5R 1B2
Tél. : (416) 362-8334 | 
