INTRODUCTION
La SADCCR est un organisme sans but lucratif financé par le gouvernement fédéral.  Elle est gouvernée par un conseil d’administration composé de directeurs bénévoles locaux et dispose d’un personnel de soutien professionnel.  La Société encourage le développement économique communautaire de même que la croissance des PME en améliorant leur accès au capital (prêts commerciaux ou garantis).

Cette déclaration résume les politiques et les procédures en matière de respect de la vie privée de la SADCCR qui ont été élaborées pour assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette loi définit les règles qui régissent la façon de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels d’un client et de protéger ces renseignements dans le cours des activités commerciales, comme le définit la législation.

LA DÉFINITION DE L’EXPRESSION “RENSEIGNEMENT PERSONNEL”
En vertu de la LPRPDE, l’expression renseignement personnel signifie tout renseignement personnel spécifique à un individu, soit son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro d’assurance sociale et sa date de naissance. De plus, elle inclut notamment d’autres renseignements qui ont trait à l’identité, comme la nationalité, le sexe, l’état civil, les renseignements financiers et les antécédents en matière de crédit.

FINS AUXQUELLES SERVENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La SADCCR ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour déterminer si le demandeur est admissible (ou non) à l’aide financière et ceux permettant de faire un compte rendu à l’agence fédérale (FedDev) qui administre le programme de développement des collectivités de l’Ontario.

CONSENTEMENT
Lorsque la personne remplira une demande, la SADCCR demandera son consentement explicite écrit relativement à la collecte de renseignements personnels, de même qu’à son utilisation, à sa conservation et à sa divulgation.  Ceci, afin de permettre à la SADCCR de se conformer aux règlements figurant dans sa Déclaration sur la protection des renseignements personnels.

Un demandeur pourrait choisir de ne pas fournir certains ou tous les renseignements personnels demandés mais si la SADCCR n’est pas en mesure de recueillir suffisamment de renseignements pour valider la demande de financement, cette dernière pourrait être rejetée.

EXACTITUDE
La SADCCR veille à ce que les renseignements personnels qui se trouvent dans ses dossiers actifs soient exacts, à jour et complets. Lorsqu’un(e) client(e) informe la SADCCR que ses renseignements personnels doivent être corrigés ou mis à jour, la Société s’occupera d’apporter les modifications nécessaires. Par contre, les renseignements qui se trouvent dans les dossiers inactifs ne sont pas mis à jour.

LIMITER L’UTILISATION, LA CONSERVATION ET LA DIVULGATION
La SADCCR n’utilise et ne conserve les renseignements personnels qu’aux fins auxquelles la personne a consenti. Les renseignements personnels ne seront divulgués qu’aux employés de la SADCCR, aux membres bénévoles œuvrant au sein des différents comités et du conseil d’administration de la SADCCR qui doivent connaître ces renseignements pour les fins prévues dans la Déclaration sur la protection des renseignements personnels.

PRÉCAUTIONS
La SADCCR, en conformité avec sa Politique de sécurité, de conservation et de destruction des renseignements, a recours à des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels contre les accès non autorisés ou la divulgation involontaire. Ces précautions comprennent, notamment:

Précautions physiques
Les dossiers actifs sont rangés dans des classeurs verrouillés se trouvant dans des aires de travail dont l’accès est limité aux employés et aux bénévoles autorisés de la SADCCR. Les dossiers inactifs sont rangés dans des classeurs durant sept ans, après quoi les renseignements sont déchiquetés avant d’en disposer.

Précautions organisationnelles
Les employés et les bénévoles de la SADCCR ainsi que les tiers fournisseurs de service signent une convention de confidentialité par laquelle ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

Précautions technologiques
Les renseignements personnels qui se trouvent dans les ordinateurs et les bases de données électroniques de la SADCCR sont protégés par des mots de passe. De plus, le serveur Internet ou le routeur dispose d’un pare-feu afin de protéger le système contre les attaques de virus et le piratage informatique de ses données.

Transmission électronique des renseignements
Nonobstant les précautions technologiques prises par la SADCCR, toutes les transmissions par Internet sont sujettes à la perte, à l’erreur d’acheminement, à l’interception et au mauvais usage. Pour cette raison, lorsque le demandeur aura consenti à ce que les renseignements personnels qui le concernent soient recueillis, utilisés, conservés et divulgués, en signant la demande, la SADCCR assumera qu’il a également consenti à ce qu’elle communique avec lui par Internet, sauf s’il y a un avis contraire de la part du demandeur.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Un individu qui souhaite examiner ou vérifier les renseignements personnels que la SADCCR détient à son sujet, peut faire une demande d’accès par écrit au chef de la protection des renseignements personnels de la SADCCR. Après avoir vérifié l’identité de la personne, le directeur général/chef de la protection des renseignements personnels fera un compte rendu écrit dans les 60 jours suivant la demande.

ENQUÊTES RELATIVES AUX PLAINTES
Si une personne a des questions ou des préoccupations au sujet des pratiques utilisées par la SADCCR pour le traitement des renseignements personnels, elle peut remettre une plainte écrite au directeur général/chef de la protection des renseignements personnels. Après avoir vérifié l’identité de la personne, le chef de la protection des renseignements personnels entreprendra rapidement une enquête et présentera un rapport écrit à la personne en question.

Si la personne n’est pas satisfaite du rapport préparé par le chef de la protection des renseignements personnels ou si elle considère que les mesures prises par la SADCCR ne sont pas suffisantes, elle peut présenter une plainte au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, dont l’adresse est fournie dans cette Déclaration sur la protection des renseignements personnels pour votre commodité.

MODIFICATIONS À NOTRE POLITIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE
Cette Déclaration sur la protection des renseignements personnels est un résumé de la Politique en matière de respect de la vie privée de la SADCCR. Pour connaître tous les détails des politiques et des procédures de la SADCCR en matière de respect de la vie privée, veuillez demander une copie de la Politique en matière de respect de la vie privée à la SADCCR.

La Politique en matière de respect de la vie privée de la SADCCR et cette Déclaration sur la protection des renseignements personnels sont en vigueur depuis le 10 mai 2004 avec application rétroactive à partir du 1er janvier 2004. Celles-ci peuvent être mises à jour, quand il y a lieu, pour refléter les modifications qui sont apportées aux lois fédérales et provinciales applicables.

Toute modification à la Politique en matière de respect de la vie privée sera publiée dans le site Web de la SADCCR et s’appliquera aux renseignements personnels qui seront recueillis à compter de la date de la publication du texte révisé de cette politique.

PERSONNE-RESSOURCE
Si vous avez des questions au sujet de la Politique en matière de respect de la vie privée de la SADCCR, de la Politique de sécurité, de conservation et de destruction des renseignements ou de cette Déclaration sur la protection des renseignements personnels de la SADCCR ou si vous souhaitez présenter une demande concernant vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous à : info@rccfdc.org ou composez le (613) 431-3951.

Vous trouverez ci-dessous des ressources supplémentaires vous permettant d’obtenir une copie de la LPRPDE ou des réponses à d’autres questions au sujet de la législation sur le respect de la vie privée:

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
www.priv.gc.ca
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
www.ipc.on.ca